Legalizacja pobytu i pracy

Legalizacja pobytu i pracy
Dokumenty bez ryzyka.

Prowadzimy pełną ścieżkę formalną zatrudnienia cudzoziemca: zezwolenie na pracę, wizę krajową D, zezwolenie na pobyt czasowy i kartę pobytu, a potem pilnujemy terminów przedłużeń. Ty dostajesz komplet dokumentów gotowy na kontrolę PIP i Straży Granicznej.

Zezwolenia na pracę typu A i wnioski pobytowe
Wizy krajowe D i obsługa konsulatów
Karty pobytu, przedłużenia i zmiany warunków
Audyt dokumentacji i kalendarz terminów

Umów rozmowę i wycenę Zobacz przebieg sprawy

Parametry usługi

Zakres: Praca + pobyt
Zezwolenie typu A: 30–90 dni
Karta pobytu: Wniosek i odbiór
Monitoring terminów: Tak, 60 dni wcześniej
Rozliczenie: Stała cena za sprawę

Jeden koordynator przez cały proces

01Definicja

Na czym polega legalizacja pobytu i pracy

Legalne zatrudnienie cudzoziemca spoza Unii Europejskiej opiera się na dwóch niezależnych filarach: tytule pobytowym i podstawie do wykonywania pracy. Oba muszą być ważne w tym samym czasie i zgodne z tym, co faktycznie dzieje się w zakładzie. Naszym zadaniem jest doprowadzić do tego stanu i utrzymać go przez cały okres zatrudnienia.

Tytuł pobytowy

Wiza krajowa D, ruch bezwizowy albo zezwolenie na pobyt czasowy potwierdzone kartą pobytu.

Podstawa do pracy

Zezwolenie na pracę typu A, oświadczenie o powierzeniu pracy albo jednolite zezwolenie na pobyt i pracę.

Zgodność faktyczna

Umowa, stanowisko, wymiar etatu i wynagrodzenie muszą odpowiadać treści wydanej decyzji.

02Dopasowanie

Dla kogo jest ta usługa

Firmy zatrudniające cudzoziemców

Masz w zakładzie osoby spoza UE i chcesz mieć pewność, że każdy dokument jest ważny, a terminy pilnowane z wyprzedzeniem.

Działy HR i kadry

Odciążamy zespół od korespondencji z urzędem wojewódzkim, konsulatami i tłumaczami przysięgłymi.

Pracodawcy sprowadzający ludzi z Azji

Prowadzimy pełną ścieżkę: zezwolenie na pracę, wiza krajowa D, wjazd i karta pobytu po przyjeździe.

Firmy po kontroli PIP lub SG

Porządkujemy dokumentację, naprawiamy braki i wdrażamy procedurę, która nie dopuści do powtórki.

03Zakres

Co dokładnie robimy w ramach usługi

Przejmujemy całą część administracyjną – od analizy statusu kandydata po archiwum dokumentów gotowe na kontrolę.

Analiza statusu i ścieżki

Sprawdzamy obywatelstwo, tytuł pobytowy, historię wjazdów i planowane stanowisko, a następnie dobieramy najszybszą legalną ścieżkę.

Zezwolenia na pracę

Przygotowanie i złożenie wniosku o zezwolenie typu A (oraz typu B–E, gdy sprawa tego wymaga), korespondencja z urzędem i odbiór decyzji.

Dokumentacja wizowa

Komplet dokumentów do konsulatu, rezerwacja terminu, wsparcie kandydata przy składaniu wniosku o wizę krajową D.

Karty pobytu

Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, załącznik nr 1 od pracodawcy, obsługa wezwań urzędu i odbiór karty.

Przedłużenia i zmiany

Monitoring terminów, przedłużenia zezwoleń, nowe wnioski przy zmianie stanowiska lub wynagrodzenia, powiadomienia o zakończeniu pracy.

Zgodność i archiwum

Uporządkowany zestaw dokumentów każdego pracownika, gotowy do okazania PIP i Straży Granicznej w dniu kontroli.

04Dokumenty

Rodzaje dokumentów legalizacyjnych

Wybór dokumentu zależy od obywatelstwa kandydata, miejsca jego pobytu w chwili startu procesu i planowanego okresu zatrudnienia. Poniżej najczęstsze warianty, które prowadzimy dla pracodawców w Polsce.

Zezwolenie na pracę typu A

Podstawowy dokument dla cudzoziemca spoza UE wykonującego pracę na podstawie umowy z podmiotem mającym siedzibę w Polsce. Wydawane przez wojewodę na konkretnego pracodawcę, stanowisko, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie – zwykle na okres do 3 lat.

Oświadczenie o powierzeniu pracy

Uproszczony tryb dla obywateli wybranych państw, rejestrowany w powiatowym urzędzie pracy. Pozwala pracować przez ograniczony okres i dobrze sprawdza się jako pomost do pełnego zezwolenia typu A.

Wiza krajowa D

Tytuł pobytowy uprawniający do wjazdu i pobytu powyżej 90 dni. Kandydat składa wniosek w konsulacie wraz z zezwoleniem na pracę, umową wstępną, ubezpieczeniem i potwierdzeniem zakwaterowania.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę

Tzw. jednolite zezwolenie – jeden dokument łączący prawo pobytu i prawo do pracy. Wniosek składa cudzoziemiec osobiście, a pracodawca dołącza załącznik nr 1 z warunkami zatrudnienia. Efektem jest karta pobytu.

Karta pobytu

Fizyczny dokument potwierdzający zezwolenie pobytowe. Wraz z paszportem uprawnia do przekraczania granicy bez wizy i jest podstawowym dokumentem okazywanym podczas kontroli.

Powiadomienie o powierzeniu pracy

Elektroniczny tryb dla obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową – zgłoszenie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Prosty, ale obwarowany terminem, którego przekroczenie unieważnia legalność zatrudnienia.

05Praca

Legalizacja pracy krok po kroku

Ścieżka zezwolenia na pracę typu A jest najczęstsza przy sprowadzaniu pracowników z Azji. Postępowania prowadzone są elektronicznie, a od czerwca 2025 r. nowe przepisy znoszą test rynku pracy i porządkują wymogi dotyczące treści wniosku.

01
Profil stanowiska i weryfikacja firmy
Dzień 1–5
Sprawdzamy dane rejestrowe, niezaleganie w ZUS i US, opis stanowiska, kod zawodu oraz zgodność wynagrodzenia z warunkami rynkowymi.
02
Kompletowanie dokumentów
Tydzień 1–2
Pełnomocnictwo, dokumenty firmy, paszport i kwalifikacje kandydata, tłumaczenia przysięgłe tam, gdzie są wymagane.
03
Złożenie wniosku do wojewody
Tydzień 2–3
Wniosek składany elektronicznie wraz z załącznikami i dowodem opłaty. Od tego momentu prowadzimy całą korespondencję z urzędem.
04
Obsługa wezwań i decyzja
Tydzień 4–12
Odpowiadamy na wezwania do uzupełnienia braków w terminie, monitorujemy stan sprawy i odbieramy decyzję.
05
Wiza i wjazd
Tydzień 12–20
Komplet dokumentów wizowych, termin w konsulacie, wiza krajowa D, przylot i pierwsze formalności na miejscu.
06
Pobyt i przedłużenia
Po przyjeździe
Meldunek, PESEL, wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę oraz kalendarz przedłużeń z przypomnieniami.

06Pobyt

Legalizacja pobytu po przyjeździe

Pierwsze tygodnie po wjeździe decydują o tym, czy dalsza część zatrudnienia przebiegnie spokojnie. To moment na formalności meldunkowe, PESEL, ubezpieczenie i złożenie wniosku o kartę pobytu we właściwym terminie.

Meldunek i PESEL

Zameldowanie na pobyt czasowy oraz nadanie numeru PESEL – warunek konieczny do rozliczeń podatkowych, założenia konta i wizyt lekarskich.

Stempel w paszporcie

Złożenie wniosku o pobyt czasowy w terminie legalnego pobytu skutkuje stemplem wojewody: pobyt pozostaje legalny do czasu wydania decyzji.

Ubezpieczenie zdrowotne

Zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od zatrudnienia i potwierdzenie objęcia ubezpieczeniem – dokument wymagany również w postępowaniu pobytowym.

Zmiana pracodawcy

Zmiana firmy wymaga nowego zezwolenia lub zmiany decyzji pobytowej. Prowadzimy taką sprawę bez przerywania ciągłości legalnej pracy.

Pobyt rodziny

Wnioski o pobyt czasowy dla współmałżonka i dzieci pracownika, gdy pracodawca decyduje się na relokację całej rodziny.

Pobyt stały i rezydent UE

Dla pracowników z wieloletnim stażem przygotowujemy wnioski o pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE.

07Współpraca

Jak wygląda prowadzenie sprawy po naszej stronie

Model pracy jest ten sam niezależnie od tego, czy prowadzimy jedną sprawę, czy sto.

Analiza i pełnomocnictwo

Ustalamy status kandydata i podpisujemy pełnomocnictwo do reprezentacji przed urzędem.

Dokumenty i wniosek

Kompletujemy załączniki, tłumaczenia i składamy wniosek elektronicznie.

Prowadzenie postępowania

Odpowiadamy na wezwania, monitorujemy stan sprawy i informujemy o każdej zmianie.

Decyzja i monitoring

Przekazujemy decyzję, wpisujemy terminy do kalendarza i pilnujemy przedłużeń.

08Terminy i koszty

Ile to trwa i ile kosztuje

Terminy zależą od urzędu wojewódzkiego, kompletności dokumentów i obciążenia konsulatu. Opłaty urzędowe rozliczamy według rzeczywistych kwot, a nasze wynagrodzenie jest stałe za prowadzenie sprawy.

30–90 dni

Zezwolenie na pracę typu A – od złożenia wniosku do decyzji

100 zł

Opłata za zezwolenie typu A przy pracy powyżej 3 miesięcy

440 zł

Opłata za wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę

Do budżetu doliczamy tłumaczenia przysięgłe i opłatę za wydanie karty pobytu (100 zł). Pełną kalkulację przedstawiamy przed startem sprawy.

09Obowiązki

Co zostaje po stronie pracodawcy

Nawet przy pełnej obsłudze legalizacji część obowiązków wynika wprost z przepisów i pozostaje przy firmie zatrudniającej. Podpowiadamy, jak je spełnić i przypominamy o terminach.

Umowa zgodna z zezwoleniem

Pisemna umowa zawarta przed dopuszczeniem do pracy, przetłumaczona na język zrozumiały dla pracownika, z warunkami nie gorszymi niż wpisane w zezwolenie.

Kopia dokumentu pobytowego

Obowiązek żądania i przechowywania kopii ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu przez cały okres zatrudnienia.

Zgłoszenie do ZUS i podatki

Zgłoszenie do ubezpieczeń w terminie 7 dni oraz rozliczanie zaliczek na tych samych zasadach co dla pracownika krajowego.

Ewidencja czasu pracy

Rzetelna ewidencja godzin i wypłat – to pierwszy dokument, o który pyta inspektor podczas kontroli zatrudnienia cudzoziemców.

BHP i badania w języku pracownika

Badania lekarskie, szkolenie wstępne i instrukcje stanowiskowe przekazane w języku zrozumiałym dla pracownika.

Powiadomienia do urzędu

Informacja o podjęciu lub niepodjęciu pracy oraz o zakończeniu zatrudnienia w terminach wynikających z przepisów.

10Ryzyka

Najczęstsze błędy i przebieg kontroli

Większość problemów nie bierze się ze złej woli, tylko z rozjazdu między dokumentem a rzeczywistością w zakładzie. Poniżej cztery sytuacje, które najczęściej kończą się protokołem pokontrolnym.

Praca niezgodna z zezwoleniem

Inne stanowisko, niższe wynagrodzenie albo inny wymiar etatu niż w decyzji to najczęstsza nieprawidłowość wykrywana podczas kontroli. Każda istotna zmiana wymaga nowego lub zmienionego zezwolenia.

Przerwa w legalności pobytu

Wniosek złożony po upływie ważności wizy lub karty przerywa ciągłość legalnego pobytu i wymusza wyjazd z Polski. Kalendarz terminów jest tu ważniejszy niż sama treść wniosku.

Braki formalne we wniosku

Nieaktualne dane rejestrowe, brak tłumaczenia przysięgłego lub błędny kod zawodu potrafią wydłużyć postępowanie o kilka tygodni.

Kontrola PIP i Straży Granicznej

Kontrolerzy sprawdzają dokumenty pobytowe, umowy, ewidencję czasu pracy i zgodność warunków z zezwoleniem. Komplet dokumentacji przygotowujemy tak, by dało się go okazać w jednym pliku.

11Audyt

Audyt dokumentacji cudzoziemców

Jeśli masz już zatrudnionych pracowników z zagranicy, zaczynamy od przeglądu. Audyt trwa zwykle 5–10 dni roboczych i kończy się raportem z listą ryzyk uszeregowanych według wagi oraz harmonogramem naprawczym.

Ważność tytułów pobytowych

Sprawdzenie dat ważności wiz, kart pobytu i stempli oraz identyfikacja osób zagrożonych przerwą w legalności.

Zgodność umów z zezwoleniami

Porównanie stanowiska, wymiaru etatu i wynagrodzenia z treścią decyzji wojewody.

Kompletność teczek pracowniczych

Kopie dokumentów, tłumaczenia, badania, szkolenia BHP i potwierdzenia zgłoszeń do ZUS.

Procedura na przyszłość

Wdrożenie kalendarza terminów, wzorów dokumentów i punktu kontaktowego na wypadek kontroli.

12Kierunki

Narodowości, które obsługujemy najczęściej

Każdy kierunek ma własne wymogi dokumentowe po stronie kraju pochodzenia. Prowadzimy legalizację zarówno dla kandydatów, których sami rekrutujemy, jak i dla pracowników znalezionych przez Twoją firmę.

Filipiny

Ścieżka DMW, dokumenty konsularne i pełna legalizacja pracy w Polsce.

Indie

Weryfikacja dyplomów i uprawnień technicznych, zezwolenia typu A.

Nepal

Kompletowanie dokumentów wyjazdowych i wiz krajowych D.

Bangladesz

Obsługa wniosków wizowych i legalizacja pobytu po przyjeździe.

Sri Lanka

Certyfikaty NVQ, tłumaczenia przysięgłe i zezwolenia na pracę.

Indonezja

Rejestracja wyjazdu, wiza D i karta pobytu w jednym harmonogramie.

Zobacz wszystkie kierunki rekrutacji

Prowadzimy również sprawy obywateli Ukrainy, Gruzji, Uzbekistanu, Białorusi i Mołdawii – w tym uproszczone tryby powiadomień oraz standardowe zezwolenia na pracę i pobyt.

13Bezpieczeństwo

Co gwarantujemy

Terminy pod kontrolą

Kalendarz ważności dokumentów każdego pracownika z automatycznymi przypomnieniami na 60 dni przed upływem terminu.

Jeden opiekun sprawy

Ta sama osoba prowadzi Twoje sprawy od analizy statusu po odbiór karty pobytu – bez przekazywania tematu między działami.

Dokumentacja gotowa na kontrolę

Uporządkowane teczki pracownicze z tłumaczeniami i potwierdzeniami, które można okazać inspektorowi od ręki.

Jasne rozliczenie

Stała cena za prowadzenie sprawy plus opłaty urzędowe według rzeczywistych kwot – bez dopłat za korespondencję i wezwania.

14FAQ

Najczęstsze pytania o legalizację

Czym różni się legalizacja pracy od legalizacji pobytu?

To dwie odrębne ścieżki, które muszą się pokrywać w czasie. Legalizacja pracy to dokument uprawniający do wykonywania konkretnej pracy u konkretnego pracodawcy – najczęściej zezwolenie na pracę typu A lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Legalizacja pobytu to tytuł do przebywania w Polsce: wiza krajowa D, ruch bezwizowy albo zezwolenie na pobyt czasowy (karta pobytu). Cudzoziemiec musi mieć jednocześnie ważny tytuł pobytowy i ważną podstawę do pracy – brak jednego z nich oznacza nielegalne zatrudnienie.

Kto składa wniosek o zezwolenie na pracę – pracodawca czy cudzoziemiec?

Wniosek o zezwolenie na pracę typu A składa pracodawca do wojewody właściwego dla swojej siedziby. Cudzoziemiec dostarcza jedynie dokumenty osobowe: paszport, dyplomy i potwierdzenia doświadczenia. Odwrotnie jest przy zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę (karta pobytu) – tam wniosek składa osobiście cudzoziemiec, a pracodawca wypełnia załącznik nr 1 z warunkami zatrudnienia. Prowadzimy obie ścieżki na podstawie pełnomocnictwa.

Ile trwa uzyskanie zezwolenia na pracę typu A?

Realnie 30–90 dni w zależności od urzędu wojewódzkiego i kompletności dokumentów. Największe opóźnienia generują braki formalne, nieaktualne dane firmy w rejestrach i błędne opisy stanowisk. Dlatego weryfikujemy komplet dokumentów przed złożeniem – to najtańszy sposób na skrócenie procesu.

Ile kosztuje legalizacja pracy cudzoziemca?

Na koszt składają się opłaty urzędowe (zezwolenie na pracę typu A – 100 zł przy pracy powyżej 3 miesięcy, opłata za wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – 440 zł plus 100 zł za wydanie karty pobytu), tłumaczenia przysięgłe dokumentów oraz nasze wynagrodzenie za prowadzenie sprawy. Pełną kalkulację przedstawiamy przed startem, w rozbiciu na pozycje.

Czy nadal trzeba przeprowadzać test rynku pracy?

Od czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która znosi test rynku pracy (informację starosty) i przenosi postępowania do systemu elektronicznego. W praktyce oznacza to krótszą ścieżkę, ale też ostrzejsze wymogi co do treści wniosku i zgodności warunków zatrudnienia. Na etapie analizy potwierdzamy, jaki tryb obowiązuje w Twojej sprawie i w Twoim urzędzie.

Co grozi za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi?

Powierzenie pracy bez ważnego zezwolenia lub niezgodnie z jego warunkami jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny dla pracodawcy oraz osoby działającej w jego imieniu. Przy powtarzalnych naruszeniach urząd może odmówić wydania kolejnych zezwoleń nawet na okres do kilku lat, a sprawa trafia do Straży Granicznej i Państwowej Inspekcji Pracy. Dokumentacja, którą prowadzimy, jest przygotowana pod taką kontrolę.

Czy pracownik może pracować w trakcie oczekiwania na kartę pobytu?

Tak, jeżeli wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę został złożony w terminie legalnego pobytu i nie zawiera braków formalnych – wojewoda umieszcza wtedy w paszporcie stempel, a pobyt uznaje się za legalny do czasu wydania decyzji. Warunkiem kontynuowania pracy jest ważna podstawa do pracy (np. zezwolenie typu A) albo złożenie wniosku o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę. Pilnujemy tych terminów za Ciebie.

Czy obsługujecie przedłużenia i zmiany warunków zatrudnienia?

Tak. Prowadzimy przedłużenia zezwoleń, wnioski o nowe zezwolenie przy zmianie stanowiska lub wynagrodzenia, zmiany pracodawcy oraz powiadomienia do urzędu o zakończeniu pracy. Klienci z abonamentem dostają kalendarz terminów i przypomnienia z wyprzedzeniem 60 dni.

Czy prowadzicie sprawy obywateli Ukrainy?

Tak. Dla obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową obowiązuje uproszczony tryb: powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy składane elektronicznie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Prowadzimy również standardowe zezwolenia i karty pobytu dla osób, które nie korzystają z tego trybu.

Jak wygląda współpraca, jeśli mam już zatrudnionych cudzoziemców?

Zaczynamy od audytu: sprawdzamy ważność tytułów pobytowych, zgodność umów z warunkami zezwoleń, ewidencję czasu pracy, tłumaczenia i szkolenia BHP. Otrzymujesz raport z listą ryzyk uszeregowanych według wagi oraz harmonogram naprawczy. Dopiero potem przejmujemy bieżącą obsługę.

Paszport + Karta pobytu