Legalizacja pobytu i pracy
Prowadzimy pełną ścieżkę formalną zatrudnienia cudzoziemca: zezwolenie na pracę, wizę krajową D, zezwolenie na pobyt czasowy i kartę pobytu, a potem pilnujemy terminów przedłużeń. Ty dostajesz komplet dokumentów gotowy na kontrolę PIP i Straży Granicznej.
- Zezwolenia na pracę typu A i wnioski pobytowe
- Wizy krajowe D i obsługa konsulatów
- Karty pobytu, przedłużenia i zmiany warunków
- Audyt dokumentacji i kalendarz terminów
- Zakres
- Praca + pobyt
- Zezwolenie typu A
- 30–90 dni
- Karta pobytu
- Wniosek i odbiór
- Monitoring terminów
- Tak, 60 dni wcześniej
- Rozliczenie
- Stała cena za sprawę
Na czym polega legalizacja pobytu i pracy
Legalne zatrudnienie cudzoziemca spoza Unii Europejskiej opiera się na dwóch niezależnych filarach: tytule pobytowym i podstawie do wykonywania pracy. Oba muszą być ważne w tym samym czasie i zgodne z tym, co faktycznie dzieje się w zakładzie. Naszym zadaniem jest doprowadzić do tego stanu i utrzymać go przez cały okres zatrudnienia.
Tytuł pobytowy
Wiza krajowa D, ruch bezwizowy albo zezwolenie na pobyt czasowy potwierdzone kartą pobytu.
Podstawa do pracy
Zezwolenie na pracę typu A, oświadczenie o powierzeniu pracy albo jednolite zezwolenie na pobyt i pracę.
Zgodność faktyczna
Umowa, stanowisko, wymiar etatu i wynagrodzenie muszą odpowiadać treści wydanej decyzji.
Dla kogo jest ta usługa
Firmy zatrudniające cudzoziemców
Masz w zakładzie osoby spoza UE i chcesz mieć pewność, że każdy dokument jest ważny, a terminy pilnowane z wyprzedzeniem.
Działy HR i kadry
Odciążamy zespół od korespondencji z urzędem wojewódzkim, konsulatami i tłumaczami przysięgłymi.
Pracodawcy sprowadzający ludzi z Azji
Prowadzimy pełną ścieżkę: zezwolenie na pracę, wiza krajowa D, wjazd i karta pobytu po przyjeździe.
Firmy po kontroli PIP lub SG
Porządkujemy dokumentację, naprawiamy braki i wdrażamy procedurę, która nie dopuści do powtórki.
Co dokładnie robimy w ramach usługi
Przejmujemy całą część administracyjną – od analizy statusu kandydata po archiwum dokumentów gotowe na kontrolę.
Analiza statusu i ścieżki
Sprawdzamy obywatelstwo, tytuł pobytowy, historię wjazdów i planowane stanowisko, a następnie dobieramy najszybszą legalną ścieżkę.
Zezwolenia na pracę
Przygotowanie i złożenie wniosku o zezwolenie typu A (oraz typu B–E, gdy sprawa tego wymaga), korespondencja z urzędem i odbiór decyzji.
Dokumentacja wizowa
Komplet dokumentów do konsulatu, rezerwacja terminu, wsparcie kandydata przy składaniu wniosku o wizę krajową D.
Karty pobytu
Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, załącznik nr 1 od pracodawcy, obsługa wezwań urzędu i odbiór karty.
Przedłużenia i zmiany
Monitoring terminów, przedłużenia zezwoleń, nowe wnioski przy zmianie stanowiska lub wynagrodzenia, powiadomienia o zakończeniu pracy.
Zgodność i archiwum
Uporządkowany zestaw dokumentów każdego pracownika, gotowy do okazania PIP i Straży Granicznej w dniu kontroli.
Rodzaje dokumentów legalizacyjnych
Wybór dokumentu zależy od obywatelstwa kandydata, miejsca jego pobytu w chwili startu procesu i planowanego okresu zatrudnienia. Poniżej najczęstsze warianty, które prowadzimy dla pracodawców w Polsce.
Zezwolenie na pracę typu A
Podstawowy dokument dla cudzoziemca spoza UE wykonującego pracę na podstawie umowy z podmiotem mającym siedzibę w Polsce. Wydawane przez wojewodę na konkretnego pracodawcę, stanowisko, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie – zwykle na okres do 3 lat.
Oświadczenie o powierzeniu pracy
Uproszczony tryb dla obywateli wybranych państw, rejestrowany w powiatowym urzędzie pracy. Pozwala pracować przez ograniczony okres i dobrze sprawdza się jako pomost do pełnego zezwolenia typu A.
Wiza krajowa D
Tytuł pobytowy uprawniający do wjazdu i pobytu powyżej 90 dni. Kandydat składa wniosek w konsulacie wraz z zezwoleniem na pracę, umową wstępną, ubezpieczeniem i potwierdzeniem zakwaterowania.
Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę
Tzw. jednolite zezwolenie – jeden dokument łączący prawo pobytu i prawo do pracy. Wniosek składa cudzoziemiec osobiście, a pracodawca dołącza załącznik nr 1 z warunkami zatrudnienia. Efektem jest karta pobytu.
Karta pobytu
Fizyczny dokument potwierdzający zezwolenie pobytowe. Wraz z paszportem uprawnia do przekraczania granicy bez wizy i jest podstawowym dokumentem okazywanym podczas kontroli.
Powiadomienie o powierzeniu pracy
Elektroniczny tryb dla obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową – zgłoszenie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Prosty, ale obwarowany terminem, którego przekroczenie unieważnia legalność zatrudnienia.
Dokumenty w praktyce
Zezwolenie na pracę typu A i karta pobytu – dwa dokumenty, które prowadzimy równolegle dla Twoich pracowników.
Zezwolenia typu A
Karty pobytu
Legalizacja pracy krok po kroku
Ścieżka zezwolenia na pracę typu A jest najczęstsza przy sprowadzaniu pracowników z Azji. Postępowania prowadzone są elektronicznie, a od czerwca 2025 r. nowe przepisy znoszą test rynku pracy i porządkują wymogi dotyczące treści wniosku.
- 01
Profil stanowiska i weryfikacja firmy
Dzień 1–5Sprawdzamy dane rejestrowe, niezaleganie w ZUS i US, opis stanowiska, kod zawodu oraz zgodność wynagrodzenia z warunkami rynkowymi.
- 02
Kompletowanie dokumentów
Tydzień 1–2Pełnomocnictwo, dokumenty firmy, paszport i kwalifikacje kandydata, tłumaczenia przysięgłe tam, gdzie są wymagane.
- 03
Złożenie wniosku do wojewody
Tydzień 2–3Wniosek składany elektronicznie wraz z załącznikami i dowodem opłaty. Od tego momentu prowadzimy całą korespondencję z urzędem.
- 04
Obsługa wezwań i decyzja
Tydzień 4–12Odpowiadamy na wezwania do uzupełnienia braków w terminie, monitorujemy stan sprawy i odbieramy decyzję.
- 05
Wiza i wjazd
Tydzień 12–20Komplet dokumentów wizowych, termin w konsulacie, wiza krajowa D, przylot i pierwsze formalności na miejscu.
- 06
Pobyt i przedłużenia
Po przyjeździeMeldunek, PESEL, wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę oraz kalendarz przedłużeń z przypomnieniami.
Proces karty pobytu
Wniosek, biometria, decyzja wojewody i odbiór karty – tak układa się pełna ścieżka pobytowa.
- Wniosekurząd wojewódzki
- Biometriaodciski palców
- Decyzjawojewoda
- Karta pobytuodbiór
Legalizacja pobytu po przyjeździe
Pierwsze tygodnie po wjeździe decydują o tym, czy dalsza część zatrudnienia przebiegnie spokojnie. To moment na formalności meldunkowe, PESEL, ubezpieczenie i złożenie wniosku o kartę pobytu we właściwym terminie.
Meldunek i PESEL
Zameldowanie na pobyt czasowy oraz nadanie numeru PESEL – warunek konieczny do rozliczeń podatkowych, założenia konta i wizyt lekarskich.
Stempel w paszporcie
Złożenie wniosku o pobyt czasowy w terminie legalnego pobytu skutkuje stemplem wojewody: pobyt pozostaje legalny do czasu wydania decyzji.
Ubezpieczenie zdrowotne
Zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od zatrudnienia i potwierdzenie objęcia ubezpieczeniem – dokument wymagany również w postępowaniu pobytowym.
Zmiana pracodawcy
Zmiana firmy wymaga nowego zezwolenia lub zmiany decyzji pobytowej. Prowadzimy taką sprawę bez przerywania ciągłości legalnej pracy.
Pobyt rodziny
Wnioski o pobyt czasowy dla współmałżonka i dzieci pracownika, gdy pracodawca decyduje się na relokację całej rodziny.
Pobyt stały i rezydent UE
Dla pracowników z wieloletnim stażem przygotowujemy wnioski o pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE.
Jak wygląda prowadzenie sprawy po naszej stronie
Model pracy jest ten sam niezależnie od tego, czy prowadzimy jedną sprawę, czy sto.
Analiza i pełnomocnictwo
Ustalamy status kandydata i podpisujemy pełnomocnictwo do reprezentacji przed urzędem.
Dokumenty i wniosek
Kompletujemy załączniki, tłumaczenia i składamy wniosek elektronicznie.
Prowadzenie postępowania
Odpowiadamy na wezwania, monitorujemy stan sprawy i informujemy o każdej zmianie.
Decyzja i monitoring
Przekazujemy decyzję, wpisujemy terminy do kalendarza i pilnujemy przedłużeń.
Status dokumentów
Na bieżąco widzisz, na jakim etapie jest każdy dokument – od złożenia wniosku po odbiór karty pobytu.
Wniosek
złożony
Zezwolenie A
oczekuje
Wiza / wjazd
oczekuje
Karta pobytu
oczekuje
Ile to trwa i ile kosztuje
Terminy zależą od urzędu wojewódzkiego, kompletności dokumentów i obciążenia konsulatu. Opłaty urzędowe rozliczamy według rzeczywistych kwot, a nasze wynagrodzenie jest stałe za prowadzenie sprawy.
30–90 dni
Zezwolenie na pracę typu A – od złożenia wniosku do decyzji
400 zł
Opłata za zezwolenie typu A przy pracy powyżej 3 miesięcy
440 zł
Opłata za wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę
Do budżetu doliczamy tłumaczenia przysięgłe i opłatę za wydanie karty pobytu (100 zł). Pełną kalkulację przedstawiamy przed startem sprawy.
Co zostaje po stronie pracodawcy
Nawet przy pełnej obsłudze legalizacji część obowiązków wynika wprost z przepisów i pozostaje przy firmie zatrudniającej. Podpowiadamy, jak je spełnić i przypominamy o terminach.
Umowa zgodna z zezwoleniem
Pisemna umowa zawarta przed dopuszczeniem do pracy, przetłumaczona na język zrozumiały dla pracownika, z warunkami nie gorszymi niż wpisane w zezwolenie.
Kopia dokumentu pobytowego
Obowiązek żądania i przechowywania kopii ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu przez cały okres zatrudnienia.
Zgłoszenie do ZUS i podatki
Zgłoszenie do ubezpieczeń w terminie 7 dni oraz rozliczanie zaliczek na tych samych zasadach co dla pracownika krajowego.
Ewidencja czasu pracy
Rzetelna ewidencja godzin i wypłat – to pierwszy dokument, o który pyta inspektor podczas kontroli zatrudnienia cudzoziemców.
BHP i badania w języku pracownika
Badania lekarskie, szkolenie wstępne i instrukcje stanowiskowe przekazane w języku zrozumiałym dla pracownika.
Powiadomienia do urzędu
Informacja o podjęciu lub niepodjęciu pracy oraz o zakończeniu zatrudnienia w terminach wynikających z przepisów.
Najczęstsze błędy i przebieg kontroli
Większość problemów nie bierze się ze złej woli, tylko z rozjazdu między dokumentem a rzeczywistością w zakładzie. Poniżej cztery sytuacje, które najczęściej kończą się protokołem pokontrolnym.
Praca niezgodna z zezwoleniem
Inne stanowisko, niższe wynagrodzenie albo inny wymiar etatu niż w decyzji to najczęstsza nieprawidłowość wykrywana podczas kontroli. Każda istotna zmiana wymaga nowego lub zmienionego zezwolenia.
Przerwa w legalności pobytu
Wniosek złożony po upływie ważności wizy lub karty przerywa ciągłość legalnego pobytu i wymusza wyjazd z Polski. Kalendarz terminów jest tu ważniejszy niż sama treść wniosku.
Braki formalne we wniosku
Nieaktualne dane rejestrowe, brak tłumaczenia przysięgłego lub błędny kod zawodu potrafią wydłużyć postępowanie o kilka tygodni.
Kontrola PIP i Straży Granicznej
Kontrolerzy sprawdzają dokumenty pobytowe, umowy, ewidencję czasu pracy i zgodność warunków z zezwoleniem. Komplet dokumentacji przygotowujemy tak, by dało się go okazać w jednym pliku.
Audyt dokumentacji cudzoziemców
Jeśli masz już zatrudnionych pracowników z zagranicy, zaczynamy od przeglądu. Audyt trwa zwykle 5–10 dni roboczych i kończy się raportem z listą ryzyk uszeregowanych według wagi oraz harmonogramem naprawczym.
Ważność tytułów pobytowych
Sprawdzenie dat ważności wiz, kart pobytu i stempli oraz identyfikacja osób zagrożonych przerwą w legalności.
Zgodność umów z zezwoleniami
Porównanie stanowiska, wymiaru etatu i wynagrodzenia z treścią decyzji wojewody.
Kompletność teczek pracowniczych
Kopie dokumentów, tłumaczenia, badania, szkolenia BHP i potwierdzenia zgłoszeń do ZUS.
Procedura na przyszłość
Wdrożenie kalendarza terminów, wzorów dokumentów i punktu kontaktowego na wypadek kontroli.
Narodowości, które obsługujemy najczęściej
Każdy kierunek ma własne wymogi dokumentowe po stronie kraju pochodzenia. Prowadzimy legalizację zarówno dla kandydatów, których sami rekrutujemy, jak i dla pracowników znalezionych przez Twoją firmę.
Filipiny
Ścieżka DMW, dokumenty konsularne i pełna legalizacja pracy w Polsce.
Indie
Weryfikacja dyplomów i uprawnień technicznych, zezwolenia typu A.
Nepal
Kompletowanie dokumentów wyjazdowych i wiz krajowych D.
Bangladesz
Obsługa wniosków wizowych i legalizacja pobytu po przyjeździe.
Sri Lanka
Certyfikaty NVQ, tłumaczenia przysięgłe i zezwolenia na pracę.
Indonezja
Rejestracja wyjazdu, wiza D i karta pobytu w jednym harmonogramie.
Prowadzimy również sprawy obywateli Ukrainy, Gruzji, Uzbekistanu, Białorusi i Mołdawii – w tym uproszczone tryby powiadomień oraz standardowe zezwolenia na pracę i pobyt.
Co gwarantujemy
Terminy pod kontrolą
Kalendarz ważności dokumentów każdego pracownika z automatycznymi przypomnieniami na 60 dni przed upływem terminu.
Jeden opiekun sprawy
Ta sama osoba prowadzi Twoje sprawy od analizy statusu po odbiór karty pobytu – bez przekazywania tematu między działami.
Dokumentacja gotowa na kontrolę
Uporządkowane teczki pracownicze z tłumaczeniami i potwierdzeniami, które można okazać inspektorowi od ręki.
Jasne rozliczenie
Stała cena za prowadzenie sprawy plus opłaty urzędowe według rzeczywistych kwot – bez dopłat za korespondencję i wezwania.
Zdjęcia z obsługi legalizacyjnej
Dokumenty, stemple w paszportach i wizyty w urzędach wojewódzkich w całej Polsce.
Najczęstsze pytania o legalizację
Czym różni się legalizacja pracy od legalizacji pobytu?
To dwie odrębne ścieżki, które muszą się pokrywać w czasie. Legalizacja pracy to dokument uprawniający do wykonywania konkretnej pracy u konkretnego pracodawcy – najczęściej zezwolenie na pracę typu A lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Legalizacja pobytu to tytuł do przebywania w Polsce: wiza krajowa D, ruch bezwizowy albo zezwolenie na pobyt czasowy (karta pobytu). Cudzoziemiec musi mieć jednocześnie ważny tytuł pobytowy i ważną podstawę do pracy – brak jednego z nich oznacza nielegalne zatrudnienie.
Kto składa wniosek o zezwolenie na pracę – pracodawca czy cudzoziemiec?
Wniosek o zezwolenie na pracę typu A składa pracodawca do wojewody właściwego dla swojej siedziby. Cudzoziemiec dostarcza jedynie dokumenty osobowe: paszport, dyplomy i potwierdzenia doświadczenia. Odwrotnie jest przy zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę (karta pobytu) – tam wniosek składa osobiście cudzoziemiec, a pracodawca wypełnia załącznik nr 1 z warunkami zatrudnienia. Prowadzimy obie ścieżki na podstawie pełnomocnictwa.
Ile trwa uzyskanie zezwolenia na pracę typu A?
Realnie 30–90 dni w zależności od urzędu wojewódzkiego i kompletności dokumentów. Największe opóźnienia generują braki formalne, nieaktualne dane firmy w rejestrach i błędne opisy stanowisk. Dlatego weryfikujemy komplet dokumentów przed złożeniem – to najtańszy sposób na skrócenie procesu.
Ile kosztuje legalizacja pracy cudzoziemca?
Na koszt składają się opłaty urzędowe (zezwolenie na pracę typu A – 400 zł przy pracy powyżej 3 miesięcy, opłata za wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – 440 zł plus 100 zł za wydanie karty pobytu), tłumaczenia przysięgłe dokumentów oraz nasze wynagrodzenie za prowadzenie sprawy. Pełną kalkulację przedstawiamy przed startem, w rozbiciu na pozycje.
Czy nadal trzeba przeprowadzać test rynku pracy?
Od czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która znosi test rynku pracy (informację starosty) i przenosi postępowania do systemu elektronicznego. W praktyce oznacza to krótszą ścieżkę, ale też ostrzejsze wymogi co do treści wniosku i zgodności warunków zatrudnienia. Na etapie analizy potwierdzamy, jaki tryb obowiązuje w Twojej sprawie i w Twoim urzędzie.
Co grozi za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi?
Powierzenie pracy bez ważnego zezwolenia lub niezgodnie z jego warunkami jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny dla pracodawcy oraz osoby działającej w jego imieniu. Przy powtarzalnych naruszeniach urząd może odmówić wydania kolejnych zezwoleń nawet na okres do kilku lat, a sprawa trafia do Straży Granicznej i Państwowej Inspekcji Pracy. Dokumentacja, którą prowadzimy, jest przygotowana pod taką kontrolę.
Czy pracownik może pracować w trakcie oczekiwania na kartę pobytu?
Tak, jeżeli wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę został złożony w terminie legalnego pobytu i nie zawiera braków formalnych – wojewoda umieszcza wtedy w paszporcie stempel, a pobyt uznaje się za legalny do czasu wydania decyzji. Warunkiem kontynuowania pracy jest ważna podstawa do pracy (np. zezwolenie typu A) albo złożenie wniosku o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę. Pilnujemy tych terminów za Ciebie.
Czy obsługujecie przedłużenia i zmiany warunków zatrudnienia?
Tak. Prowadzimy przedłużenia zezwoleń, wnioski o nowe zezwolenie przy zmianie stanowiska lub wynagrodzenia, zmiany pracodawcy oraz powiadomienia do urzędu o zakończeniu pracy. Klienci z abonamentem dostają kalendarz terminów i przypomnienia z wyprzedzeniem 60 dni.
Czy prowadzicie sprawy obywateli Ukrainy?
Tak. Dla obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową obowiązuje uproszczony tryb: powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy składane elektronicznie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Prowadzimy również standardowe zezwolenia i karty pobytu dla osób, które nie korzystają z tego trybu.
Jak wygląda współpraca, jeśli mam już zatrudnionych cudzoziemców?
Zaczynamy od audytu: sprawdzamy ważność tytułów pobytowych, zgodność umów z warunkami zezwoleń, ewidencję czasu pracy, tłumaczenia i szkolenia BHP. Otrzymujesz raport z listą ryzyk uszeregowanych według wagi oraz harmonogram naprawczy. Dopiero potem przejmujemy bieżącą obsługę.
Sprawdzimy Twoje dokumenty.
Odezwiemy się do 48h z oceną sytuacji, kosztami i harmonogramem – bez zobowiązań i bez opłat wstępnych.