Relokacja i zakwaterowanie
Od lotniska po pierwszą zmianę.
Organizujemy cały przyjazd pracownika z zagranicy: przelot, odbiór z lotniska, transport, przygotowane mieszkanie lub kwaterę pracowniczą, wyposażenie startowe, meldunek i formalności lokalne. Na miejscu zostaje koordynator, który odpowiada za obiekt, transport na zmiany i kontakt z pracownikami w ich języku.
- Bilety, odbiór z lotniska i transfer do obiektu
- Kwatery i mieszkania w pobliżu zakładu
- Meldunek, PESEL, konto bankowe i karta SIM
- Transport na zmiany i opieka koordynatora
- Zakres
- Przyjazd, mieszkanie, transport
- Standard
- Pokoje 2–4 osobowe
- Dojazd
- Do 30 minut od zakładu
- Opieka
- Koordynator na miejscu
- Rozliczenie
- Pakiet + stawka za osobę
Czym jest relokacja pracowników
Relokacja to logistyka przyjazdu i pierwszych tygodni w nowym kraju. Zaczyna się przed wylotem, a kończy dopiero wtedy, gdy pracownik samodzielnie funkcjonuje w okolicy zakładu: wie, gdzie mieszka, jak dojeżdża, gdzie robi zakupy i do kogo dzwoni, gdy coś się dzieje.
Więcej niż mieszkanie
Lokal to jeden element. Bez transportu, meldunku i wsparcia językowego pracownik nadal nie jest wdrożony.
Pierwsze tygodnie decydują
Największa część rotacji dzieje się w pierwszym miesiącu. Dobrze poprowadzony start to najtańsza forma retencji.
Jedna osoba odpowiedzialna
Koordynator obiektu odpowiada za lokal, transport i kontakt – zamiast rozproszonej odpowiedzialności między działami.
Dla kogo jest ta usługa
Zakłady sprowadzające pierwsze grupy
Pierwszy przyjazd pracowników spoza UE to nowa logistyka: lotniska, mieszkania, meldunki. Przejmujemy ją w całości, zanim stanie się obciążeniem dla działu kadr.
Firmy z zatrudnieniem grupowym
Kilkadziesiąt osób w jednym terminie, jeden grafik przylotów, jedna lista lokali i jeden raport obecności w transporcie.
Produkcja sezonowa
Szczyty sezonu wymagają szybkiego zakwaterowania i równie szybkiego wygaszenia po sezonie. Skalujemy liczbę miejsc w obie strony.
Pracodawcy dbający o retencję
Rotacja najczęściej zaczyna się od złych warunków mieszkaniowych i braku wsparcia w pierwszych tygodniach. To obszar, który realnie da się kontrolować.
Co dokładnie robimy w ramach usługi
Przejmujemy całą warstwę organizacyjną przyjazdu i pobytu, żeby Twój zespół zajmował się wyłącznie pracą pracownika w zakładzie.
Przelot i dokumenty podróży
Rezerwacja biletów, weryfikacja wizy i dokumentów przed odprawą, instrukcja podróży w języku pracownika oraz kontakt awaryjny na czas przesiadek.
Odbiór z lotniska i transfer
Koordynator z tabliczką na lotnisku, transport busem do miejsca zakwaterowania i przekazanie kluczy – niezależnie od godziny lądowania.
Mieszkania i kwatery pracownicze
Znalezienie, weryfikacja i przygotowanie lokali w pobliżu zakładu: umowy, media, sprzątanie, przeglądy i pełne wyposażenie.
Pakiet startowy
Pościel, ręczniki, podstawowe naczynia i środki czystości oraz pakiet powitalny z informacjami o okolicy i zasadach obiektu.
Formalności lokalne
Meldunek, wsparcie w uzyskaniu numeru PESEL, założeniu konta bankowego, karty SIM i rejestracji w przychodni.
Koordynator na miejscu
Jedna osoba kontaktowa dla pracowników i dla Twojego zespołu – zgłoszenia w języku pracownika, reakcja na awarie i raport statusów.
Jak wygląda przylot i pierwszy dzień
Najbardziej wrażliwy moment całego procesu. Scenariusz jest stały i znany pracownikowi jeszcze przed wylotem – dzięki temu grupa dociera na miejsce w komplecie i w dobrej kondycji.
Przed wylotem
Potwierdzamy komplet dokumentów, przekazujemy instrukcję podróży, listę rzeczy do zabrania i numer koordynatora działający całą dobę w dniu podróży.
Lądowanie i odbiór
Odbiór na lotnisku, weryfikacja obecności całej grupy, karty SIM z pakietem danych i transport do miejsca zakwaterowania.
Zakwaterowanie
Przekazanie kluczy i pokoi, omówienie regulaminu obiektu, zasad bezpieczeństwa i segregacji odpadów, pakiet startowy na miejscu.
Orientacja w okolicy
Pokazujemy sklep, przystanek, przychodnię i drogę do zakładu. Pracownik przechodzi ją raz z koordynatorem, zanim pójdzie do pracy sam.
Pierwszy dzień w zakładzie
Wspólne dojście lub dowóz na pierwszą zmianę, przekazanie pracownika opiekunowi po stronie klienta i wsparcie językowe podczas szkolenia BHP.
Standard zakwaterowania i co jest w cenie
Każdy obiekt sprawdzamy przed przyjazdem pierwszej grupy: stan techniczny, wyposażenie, wymogi przeciwpożarowe i sanitarne oraz liczbę miejsc dopasowaną do metrażu.
Standard lokalu
- Pokoje 2–4 osobowe dobrane do metrażu lokalu
- Łóżko, szafa i miejsce do przechowywania dla każdej osoby
- Wyposażona kuchnia z lodówką, płytą i naczyniami
- Łazienki i dostęp do pralki w obiekcie
- Internet oraz media rozliczane w stawce
- Czujniki dymu, gaśnica i oznaczone drogi ewakuacyjne
Po naszej stronie
- Umowa najmu i rozliczenia z właścicielem lokalu
- Sprzątanie części wspólnych i okresowe przeglądy
- Serwis awaryjny: hydraulika, elektryka, sprzęt AGD
- Wymiana wyposażenia i uzupełnianie braków
- Rotacja miejsc przy zmianach składu grupy
- Raport obłożenia i stanu lokali dla pracodawcy
Rodzaje zakwaterowania
Wariant dobieramy do wielkości zespołu, profilu pracowników i tego, co jest dostępne w okolicy zakładu. Często łączymy kilka rozwiązań w jednej lokalizacji.
Kwatera pracownicza
Obiekt przeznaczony dla grup pracowniczych, z pokojami 2–4 osobowymi, wspólną kuchnią i pralnią. Najbardziej przewidywalny kosztowo wariant przy zespołach powyżej 20 osób.
Mieszkania w zabudowie miejskiej
Lokale 2–3 pokojowe wynajmowane w okolicy zakładu. Wyższy komfort i lepszy odbiór wśród specjalistów oraz par pracujących u tego samego pracodawcy.
Obiekt na wyłączność
Cały budynek lub piętro dla jednego pracodawcy przy dużych zespołach. Pozwala prowadzić jeden regulamin, jeden grafik transportu i stały nadzór koordynatora.
Zakwaterowanie tymczasowe
Rozwiązanie pomostowe na pierwsze dni lub na szczyt sezonu, gdy docelowe lokale są jeszcze przygotowywane albo potrzeba nagle zwiększyć liczbę miejsc.
Transport na zmiany
Jeśli nie da się zakwaterować pracowników w zasięgu spaceru lub komunikacji miejskiej, organizujemy dowóz busem dopasowany do harmonogramu zakładu.
Trasy pod grafik zmian
Ustalamy przystanki i godziny na podstawie harmonogramu zakładu, także dla zmian nocnych i weekendowych.
Punkty zbiórek
Stałe miejsca przy obiektach, znane pracownikom od pierwszego dnia. Ogranicza to spóźnienia i nieporozumienia.
Lista obecności
Prowadzimy ewidencję przewozów, więc nieobecność jest widoczna zanim zmiana się zacznie.
Elastyczna skala
Zwiększamy lub ograniczamy liczbę kursów wraz ze zmianą liczby pracowników – bez renegocjacji całej umowy.
Meldunek i sprawy urzędowe na miejscu
Kilka drobnych spraw decyduje o tym, czy pracownik dostanie wypłatę na czas i będzie miał dostęp do lekarza. Załatwiamy je w pierwszych dniach po przyjeździe.
Obowiązek meldunkowy
Zgłaszamy pobyt w urzędzie gminy, kompletujemy zgodę właściciela lokalu i dokumenty pracownika. Meldunek jest też potrzebny w postępowaniu pobytowym.
Numer PESEL
Wspieramy w złożeniu wniosku, bez którego opóźniają się rozliczenia kadrowo-płacowe i rejestracja w systemie ochrony zdrowia.
Konto bankowe i SIM
Umawiamy wizyty w banku, pomagamy wypełnić formularze i uruchomić numer telefonu jeszcze przed pierwszą wypłatą.
Opieka medyczna
Rejestrujemy pracowników w przychodni, wskazujemy placówki nocnej opieki i towarzyszymy przy badaniach wstępnych, jeśli jest taka potrzeba.
Sprawy pobytowe – wizy, zezwolenia i karty – prowadzimy w ramach usługi legalizacja pobytu i pracy.
Jak przebiega wdrożenie
Model jest ten sam przy pięciu i przy stu osobach – zmienia się liczba lokali, kursów i koordynatorów, a nie sposób prowadzenia projektu.
Brief i lokalizacja
Ustalamy liczbę osób, terminy przylotów, adres zakładu, grafik zmian i budżet na osobę.
Dobór i weryfikacja lokali
Wyszukujemy obiekty w promieniu dojazdu, sprawdzamy stan techniczny i warunki, przedstawiamy propozycje ze zdjęciami.
Umowy i przygotowanie
Podpisujemy umowy najmu, uruchamiamy media i internet, wyposażamy pokoje oraz części wspólne.
Logistyka przylotu
Rezerwujemy bilety, układamy grafik odbiorów z lotniska i przydzielamy pracowników do pokoi.
Przyjazd i onboarding
Odbiór, transfer, przekazanie kluczy, pakiet startowy, orientacja w okolicy i dojście do zakładu.
Opieka bieżąca
Koordynator, serwis, transport na zmiany, rotacja miejsc i raporty dla pracodawcy przez cały okres współpracy.
Przygotowanie lokali zaczynamy równolegle z rekrutacją i legalizacją, żeby mieszkania były gotowe wcześniej niż dokumenty podróży.
Opieka koordynatora po przyjeździe
Zakwaterowanie bez opieki zamienia się w listę problemów, które trafiają do działu kadr. Dlatego każdemu projektowi przypisujemy koordynatora odpowiedzialnego za obiekt i ludzi.
Kontakt w języku pracownika
Zgłoszenia przyjmujemy w językach kandydatów z naszych kierunków rekrutacji. To skraca czas reakcji i ogranicza konflikty w obiekcie.
Reakcja na awarie
Zgłoszenie trafia do serwisu tego samego dnia. Sytuacje wpływające na obecność w pracy przekazujemy pracodawcy natychmiast.
Regulamin i mediacja
Każdy obiekt ma regulamin przekazany pracownikom w dniu przyjazdu. Spory rozwiązujemy na miejscu, zanim odbiją się na pracy.
Raport dla pracodawcy
Cyklicznie przekazujemy zestawienie obłożenia, zdarzeń i kosztów – bez potrzeby dopytywania o status.
Z czego składa się koszt usługi
Kalkulację podajemy przed startem projektu i utrzymujemy przez cały okres współpracy. Poniżej pozycje, które mogą się w niej pojawić.
Pakiet relokacyjny
Jednorazowa opłata za pracownika obejmująca bilet, odbiór z lotniska, transfer i pakiet startowy. Wysokość zależy od kierunku i terminu podróży.
Stawka za zakwaterowanie
Rozliczana miesięcznie lub dobowo za osobę, zależnie od miasta i standardu obiektu. Zawiera media, internet i serwis.
Transport na zmiany
Rozliczany według liczby kursów i długości trasy albo wliczony w stawkę miesięczną przy większych grupach.
Formalności lokalne
Meldunek, wsparcie przy PESEL, koncie bankowym i rejestracji medycznej – w pakiecie lub jako pozycja osobna, zależnie od zakresu.
Skąd przyjeżdżają pracownicy, których relokujemy
Znamy specyfikę podróży z każdego z tych kierunków: długość przesiadek, dokumenty wymagane na odprawie i to, czego brakuje pracownikom w pierwszych dniach w Polsce.
Filipiny
Produkcja, logistyka i przetwórstwo – kandydaci z doświadczeniem zmianowym.
Indie
Kadry techniczne, spawacze i operatorzy maszyn z udokumentowanymi uprawnieniami.
Nepal
Pracownicy fizyczni o niskiej rotacji, dobrze odnajdujący się w pracy zespołowej.
Bangladesz
Przemysł lekki, magazyny i przetwórstwo spożywcze.
Sri Lanka
Certyfikaty NVQ, budownictwo i produkcja.
Indonezja
Produkcja, HoReCa i logistyka – kandydaci po weryfikacji kwalifikacji.
Jeśli potrzebujesz również znaleźć kandydatów, sprawdź rekrutację jednorazową albo outsourcing pracowników.
Ryzyka, które eliminujemy na starcie
Kontrole i skargi w obszarze zakwaterowania dotyczą kilku powtarzalnych spraw. Każdą z nich zamykamy, zanim pierwsza grupa wejdzie do obiektu.
Przeludnione lokale
Zbyt duża liczba osób na metraż to ryzyko kontroli i szybkiej rotacji. Liczbę miejsc ustalamy według powierzchni, a nie według zapotrzebowania.
Brak meldunku
Nieuzupełniony obowiązek meldunkowy potrafi zablokować sprawę pobytową. Zgłoszenia realizujemy w pierwszych dniach po przyjeździe.
Niejasne potrącenia za mieszkanie
Zasady odpłatności muszą być spisane i zrozumiałe dla pracownika. Wzory dokumentów przekazujemy w jego języku.
Dojazd bez planu
Brak transportu przy pracy zmianowej oznacza spóźnienia i absencję. Trasy ustalamy przed przyjazdem pierwszej grupy.
Najczęstsze pytania o relokację i zakwaterowanie
Co obejmuje usługa relokacji i zakwaterowania?
Obejmuje wszystko, co dzieje się pomiędzy decyzją o zatrudnieniu a pierwszym dniem pracy: zakup biletów lotniczych, odbiór z lotniska, transport do miejsca zakwaterowania, przygotowane mieszkanie lub kwaterę pracowniczą, wyposażenie startowe, meldunek, pomoc w założeniu konta bankowego i karty SIM, onboarding lokalny oraz bieżącą opiekę koordynatora.
Kto opłaca przelot pracownika?
W praktyce najczęściej pracodawca finansuje przelot i pierwszy transport, a koszt rozlicza się jednorazowo w ramach pakietu relokacyjnego. Możliwe są też modele mieszane, w których część kosztów pokrywa pracownik. Model rozliczenia ustalamy przed startem rekrutacji, żeby był jasny dla obu stron i zgodny z warunkami umowy.
Czy zapewniacie mieszkania, czy tylko ich szukacie?
Robimy jedno i drugie. Możemy podnająć i przygotować lokale we własnym zakresie albo znaleźć i zweryfikować obiekty w okolicy zakładu, jeśli wolisz mieć umowę bezpośrednio z właścicielem. W obu wariantach odpowiadamy za standard, wyposażenie i zgodność z wymogami dla kwater pracowniczych.
Jaki jest standard zakwaterowania?
Standardem są pokoje 2–4 osobowe z łóżkiem, szafką i miejscem do przechowywania dla każdej osoby, wspólną kuchnią, łazienkami i pralnią. Liczbę osób dobieramy do metrażu, a każdy obiekt sprawdzamy pod kątem stanu technicznego, wymogów przeciwpożarowych i sanitarnych przed przyjazdem pierwszej grupy.
Jak daleko od zakładu znajdują się kwatery?
Celujemy w dojazd do 30 minut. Jeśli w okolicy nie ma odpowiednich obiektów, organizujemy transport zbiorowy busem według grafiku zmian – to często tańsze i stabilniejsze niż zakwaterowanie w rozproszeniu.
Czy organizujecie dowóz pracowników do pracy?
Tak. Ustalamy trasy i godziny pod harmonogram zmian, wyznaczamy punkty zbiórek i prowadzimy listy obecności w transporcie. Przy większych grupach transport jest elementem stałym usługi, przy mniejszych – opcją rozliczaną osobno.
Kto zajmuje się meldunkiem pracownika?
My. Obowiązek meldunkowy dotyczy każdego cudzoziemca przebywającego w Polsce dłużej niż wskazany ustawą okres, a meldunek jest też potrzebny w postępowaniu pobytowym. Kompletujemy dokumenty, zgodę właściciela lokalu i składamy zgłoszenie w urzędzie gminy.
Co się dzieje pierwszego dnia po przylocie?
Koordynator odbiera grupę z lotniska, przewozi do miejsca zakwaterowania, przekazuje klucze i pakiet powitalny, pokazuje sklep, przystanek i przychodnię, tłumaczy zasady w obiekcie i regulamin. Praca zaczyna się dopiero po tym, jak pracownik odpoczął i zna drogę do zakładu.
Czy pomagacie w założeniu konta bankowego i numeru PESEL?
Tak. Umawiamy wizyty w banku, pomagamy wypełnić formularze, wspieramy w uzyskaniu numeru PESEL i karty SIM oraz w rejestracji do przychodni. To pozornie drobne sprawy, ale bez nich pierwsza wypłata i podstawowa opieka medyczna się opóźniają.
Kto reaguje, gdy coś się zepsuje w mieszkaniu?
Koordynator obiektu. Zgłoszenia przyjmujemy w języku pracownika, uruchamiamy serwis i informujemy pracodawcę o zdarzeniach, które mogą wpłynąć na obecność w pracy. Prowadzimy też okresowe przeglądy stanu lokali.
Jak rozliczana jest usługa?
Relokacja to zwykle jednorazowy pakiet za pracownika, a zakwaterowanie – stawka miesięczna lub dobowa za osobę, zależnie od miasta i standardu obiektu. Transport, jeśli jest potrzebny, rozliczamy osobno albo wliczamy w stawkę. Pełną kalkulację podajemy przed startem.
Czy obsługujecie pracowników, których nie rekrutowaliśmy u Was?
Tak. Możemy prowadzić samą relokację i zakwaterowanie dla osób zatrudnionych bezpośrednio przez Twoją firmę lub przez inną agencję. Odpowiadamy wtedy za logistykę przyjazdu, lokale i opiekę na miejscu.
Przygotujemy przyjazd Twojego zespołu.
Odezwiemy się w 1 dzień roboczy z propozycją lokali w okolicy zakładu, planem transportu i pełną kalkulacją kosztów na osobę – bez zobowiązań.